Tính năng Voicemail
Voicemail (Hộp thư thoại) là một tính năng cho phép người gọi để lại tin nhắn thoại khi người nhận không thể nghe máy hoặc theo 1 kịch bản nhất định. Ghi âm này được lưu trữ trên hệ thống và có thể được sử dụng để nghe lại sau đó.
Tạo người dùng nhận Voicemail
Trong một tổng đài, các tài khoản là owner sẽ có quyền nghe toàn bộ voicemail của tổng đài đó. Vì vậy nếu bạn đã sử dụng tài khoản owner thì có thể bỏ qua bước này. Để check quyền của tài khoản, truy cập vào mục Quản lý người dùng và so sánh với tài khoản đang sử dụng:
Đối với tài khoản không phải owner, người dùng cần được owner cấp quyền để có thể sử dụng voice mail. Trước hết, cần add người dùng vào mục quản lý người dùng theo hướng dẫn tại đây.
Ngoài ra, người dùng cũng có thể tạo một nhóm người dùng có quyền nhận voicemail. Truy cập mục Thiết lập kịch bản cuộc gọi, chọn vào mục Quản lý nhóm người nhận voicemail, sau đó bấm vào nút Thêm nhóm.
Một hộp thoại sẽ xuất hiện, thực hiện thêm user theo hướng dẫn bên dưới.
Sau khi thêm xong, chọn Xác nhận để lưu lại.
Tạo lời chào voicemail
Trong kịch bản voicemail, thông thường tổng đài sẽ cần phát lời chào để hướng dẫn người gọi biết đó là cuộc gọi voicemail để có thể để lại lời nhắn. Để tạo một lời chào như vậy, truy cập vào mục Thiết lập kịch bản cuộc gọi -> Quản lý Audio -> Thêm mới Audio.
Nhập các thông tin audio theo hướng dẫn bên dưới, nếu bạn muốn tạo audio AI, chọn vào mục Giọng AI sau đó nhập nội dung lời chào và giọng đọc. Bấm vào nút Tạo file bằng AI để tạo audio.
Người dùng có thể nghe lại để kiểm tra file đã hợp với yêu cầu hay chưa. Bấm Xác nhận để lưu audio mới.
Người dùng cũng có thể tự upload file ghi âm lên hệ thống nếu như đã có sẵn.
Tạo kịch bản voicemail đơn giản
Sau khi đã đầy đủ thông tin người nhận voicemail, lời chào voicemail và kịch bản cuộc gọi, người dùng có thể thực hiện tạo kịch bản voicemail cho đầu số. Ví dụ dưới đây sẽ thực hiện tạo một kịch bản voicemail đơn giản nhất như sau:
- Khách hàng gọi tới tổng đài
- Cuộc gọi sẽ kết nối tới máy lẻ 101
- Trường hợp máy lẻ 101 không nghe máy, tổng đài sẽ phát lời chào voicemail
- Sau lời chào, người dùng sẽ để lại lời nhắn
- Cuộc gọi sẽ kết thúc nếu khách hàng ngắt cuộc gọi hoặc hết thời gian chờ voicemail hoặc máy lẻ 101 kết nối thành công.
Lưu ý: Trên thực tế tổng đài sẽ có nhiều kịch bản khác nhau có sử dụng voicemail. Vì vậy người dùng có thể áp dụng tổng đài trong ví dụ vào kịch bản cần tạo sao cho phù hợp.
Truy cập vào mục Thiết lập kịch bản cuộc gọi -> Quản lý cuộc gọi -> Thêm kịch bản.
Chọn vào Cuộc gọi vào / INBOUND và Tiếp tục.
Bước 1
Thêm 1 block Cấu hình call vào kịch bản.
Thực hiện cấu hình block cấu hình call đổ vào máy lẻ 101, bỏ qua file audio kết nối.
Bước 2
Thêm block cấu hình Voicemail
Cấu hình Voicemail theo các thông tin sau
- File audio: Lời chào sẽ phát khi kịch bản vào voicemail
- Thời gian tối đa: Thời gian chờ tối đa để người gọi để lại lời nhắn (tối đa 300 giây)
- Người nhận voicemail: Người dùng hoặc nhóm người dùng có quyền xem voicemail.
Sau đó nối block cấu hình call vào block cấu hình voicemail như bên dưới.
Bước 3
Thêm block kết thúc vào kịch bản.
Thực hiện nối block cấu hình call, cấu hình voicemail vào block kết thúc như hướng dẫn.
Bước 4
Thêm tên kịch bản và lưu lại kịch bản
Tiếp theo cấu hình đầu số sử dụng kịch bản.
Chọn đầu số sẽ dùng kịch bản voicemail sau đó lưu lại.
Thực hiện kích hoạt kịch bản voicemail.
Chọn Tiếp tục để kích hoạt.
Sau khi kích hoạt, đầu số sẽ có kịch bản voicemail khi thực hiện gọi vào.
Thống kê và thông báo voicemail
Để truy cập vào thống kê voice mail, bấm vào mục Thống kê -> Tổng hợp theo voicemail. Các cuộc gọi voicemail của tổng đài sẽ được hiển thị.
Mỗi dòng log cuộc gọi sẽ tương ứng với 1 file ghi âm voicemail có trạng thái là chưa nghe. Khi người dùng bấm nghe file ghi âm này thì trạng thái sẽ được chuyển về Đã nghe.
- Đối với những người nhận được thêm vào trong kịch bản nhận voicemail sẽ được nhận thêm email thông báo về các cuộc gọi voicemail mới định kỳ trong ngày.
