Quản lý nhóm

Quản lý nhóm (Mail group)

Nhóm, hay còn gọi là mail group, là 1 địa chỉ email để đại diện cho 1 nhóm các tài khoản email khác. Khi mail được gửi đến địa chỉ email của nhóm, toàn bộ thành viên trong nhóm sẽ nhận được.

Ví dụ: phòng chăm sóc khách hàng có mail group là cskh@domain.com, trong đó các thành viên là các tài khoản email cá nhân của nguyenvana@domain.comnguyenvanb@domain.com,…

Hướng dẫn sẽ giúp bạn:

  • Thêm nhóm.
  • Thêm thành viên vào nhóm.
  • Quản lý thành viên trong nhóm.
  • Thêm số lượng lớn thành viên qua file Excel.

Thêm nhóm

Tại trang quản lý domain, chuyển sang tab Nhóm, chọn chức năng Thêm nhóm.

Untitled

Tại phần Thêm nhóm: Nhập email của nhóm: Bạn chỉ cần nhập phần username phía trước @. Ví dụ: support@yourdoamin.com, sale@yourdomain.com … Chỉ hỗ trợ chữ cái, chữ số, ngoài ra dấu gạch dưới và dấu . được hỗ trợ nhưng không được dùng ở vị trí bắt đầu và kết thúc của username, ví dụ: support_@yourdomain.com.

Untitled

Chọn Tiếp tục để thêm nhóm mới. Tới đây bạn đã thêm nhóm mới thành công, bạn có thể thêm thành viên luôn ở bước 2, hoặc bỏ qua và thêm sau.

Thêm thành viên vào nhóm

Sau khi thêm nhóm thành công, bạn sẽ được chuyển sang bước 2 để thêm thành viên. Hoặc từ tab Nhóm, tại menu mở rộng chọn Cập nhật danh sách người dùng.

Untitled

Nhập email của các thành viên vào nhóm: hãy nhập địa chỉ email của thành viên, hệ thống sẽ hiển thị menu chứa danh sách các email tìm thấy, chọn email muốn thêm trong danh sách kết quả hiển thị:

Untitled

Ngoài các tài khoản trong domain của bạn, bạn có thể thêm các địa chỉ email khác, không cùng domain, vào nhóm, ví dụ email @gmail.com,… Hãy nhập địa chỉ email hợp lệ, cho đến khi có menu chọn email hiển thị ra, chọn email muốn thêm trong danh sách:

Untitled

Bạn có thể xét thành nhóm mặc định theo các cách sau khi tích vào như mục bên dưới:

Untitled

Khi tích vào nhóm mặc định khi tạo tài khoản mới sẽ tự điền mục thêm nhóm:

Untitled

Quản lý thành viên trong nhóm

Tại trang quản lý domain, chuyển sang tab Nhóm, để quản lý nhóm, chọn menu mở rộng của 1 nhóm, chọn Cập nhật danh sách người dùng.

Tại dây bạn có thể:

  • Thêm người dùng như hướng dẫn Thêm thành viên vào nhóm.
  • Xem các thành viên đang có trong nhóm.
  • Xóa thành viên khỏi nhóm.

Untitled

Quản Lý người gửi vào nhóm

Tại đây bạn có thể chọn những ai có thể gửi thư vào nhóm:

  • Công khai (bất kỳ ai cũng gửi được vào nhóm).
  • Tên miền (Cho phép người gửi cùng domain).
  • Thành viên nhóm (chỉ cho phép các thành viên trong nhóm gửi).
  • Tùy chỉnh ( chỉ cho phép các email được thiết lập).

Untitled

Thêm số lượng lớn thành viên qua file Excel

Nếu số lượng thành viên của Nhóm quá nhiều, bạn có thể dùng chức năng nhập qua file Excel.

Tại trang quản lý domain, chuyển sang tab Nhóm, chọn chức năng Nhập thành viên từ file Excel.

Untitled

Tại cửa sổ nhập thành viên, bạn download file Excel mẫu về:

Untitled

Sửa file Excel mẫu để thêm thông tin các thành viên trong nhóm:

Untitled

Quay lại phần nhập thành viên, chọn upload file Excel đã sửa:

Untitled

Chọn nhóm cần thêm thành viên:

Untitled

Cuối cùng, chọn Tải lên, bạn sẽ nhận được thông báo thành công sau khi hoàn tất quá trình