Dung lượng

Là không gian được cấp phát cho các tài khoản dùng để lưu trữ dữ liệu email: nội dung và các file đính kèm. Dung lượng đã sử dụng sẽ tăng khi người dùng soạn email, gửi mail, nhận thêm mail mới và giảm khi xóa email.

Cấp phát dung lượng

Có 2 hình thức cấp phát dung lượng:

• Thủ công: Quản trị viên tự cài đặt dung lượng sử dụng cho các tài khoản này.
• Tự động: tất cả các tài khoản Tự động dùng chung phần dung lượng còn trống, dung lượng này được tính bằng công thức: (Dung lượng gói đã mua) - (Tổng dung lượng đã cấp thủ công).

Ví dụ: Khách hàng mua gói Business Email 100GB, với 9 tài khoản. Nếu QTV cấp phát dung lượng thủ công cho 4 tài khoản, mỗi tài khoản 20GB thì 5 tài khoản còn lại được cài đặt ở chế độ Tự động sẽ sử dụng chung phần dung lượng: 100GB - 20GB * 4 = 20GB.

Khi phát sinh tài khoản thứ 10 thì 6 tài khoản còn lại được cài đặt ở chế độ Tự động vẫn được chia đều số dung lượng 20GB, nhưng lúc này phần dung lượng còn trống của các tài khoản này sẽ giảm đi:

Theo mặc định, tài khoản email mới sau khi tạo sẽ được cấp phát dung lượng sử dụng theo hình thức Tự động.

Thay đổi dung lượng cấp phát

Từ bảng Danh sách tài khoản, chọn tài khoản cần thay đổi, chọn nút menu mở rộng, chọn Sửa thông tin tài khoản, chọn Cập nhật dung lượng.

Tại bảng Cập nhật dung lượng, chọn:

• Tự động: Cài đặt tài khoản sang chế độ cấp phát Tự động.
• Thủ công: Cài đặt tài khoản sang chế độ cấp phát Thủ công và chọn dung lượng muốn cấp phát. Dung lượng tối đa được sử dụng được tính bằng công thức: (Dung lượng gói đã mua) - (Tổng dung lượng đã cấp thủ công) - (Tổng dung lượng đã sử dụng của các tài khoản ở hình thức Tự động).

Cảnh báo hết dung lượng

Hệ thống sẽ tự dộng gửi cảnh báo sắp hết dung lượng sử dụng của tài khoản email.

• Cho Admin
  • Khi dung lượng còn trống của tài khoản người dùng email <= 5% hoặc 2.5MB.
• Cho tài khoản người dùng email
  • Khi dung lượng còn trống <= 5% hoặc 2.5MB.
  • Khi dung lượng còn trống <= 10% hoặc 5MB.
  • Khi dung lượng còn trống <= 15% hoặc 10MB.
  • Khi dung lượng còn trống <= 20% hoặc 15MB.

Trong khi hết dung lượng, tài khoản sẽ bị hạn chế các thao tác:

• Nhận email mới. Tuy nhiên, tùy vào thời gian hết dung lượng và cấu hình gửi lại của máy chủ gửi thư đi mà việc nhận lại mail mới có thể được khôi phục hay không.
• Soạn, gửi email mới.

Bizfly Cloud không cam kết về khả năn nhận thư mới trong khi tài khoản hết dung lượng.

Xử lý khi hết dung lượng

Khi nhận được cảnh báo hết dung lượng:

• Với Admin, có thể thực hiện các thao tác sau:

• Khuyến cáo người dùng xóa bớt các email không cần thiết. VD: Email trong hòm thư spam, thùng rác, thư nháp, các email test, các email không cần tiếp tục lưu trữ,…
• Chuyển tài khoản hết dung lượng sang chế độ cấp phát Thủ công.
• Mua thêm dung lượng của gói dịch vụ Email.

• Với tài khoản email, có thể thực hiện các thao tác sau:

• Xóa bớt các email không cần thiết. VD: Email trong hòm thư spam, thùng rác, thư nháp, các email test, các email không cần tiếp tục lưu trữ,…
• Thông báo cho Admin quản trị email của mình để có các phương án tăng thêm dung lượng.